Perdre des clés peut être anodin, mais ses conséquences peuvent être désastreuses et lourdes pour une entreprise. En plus du coût direct du remplacement des serrures, cette situation peut aussi entraîner des perturbations opérationnelles, mais également des problèmes de sécurité. Voici quelques stratégies pour vous prémunir contre la perte des clés entreprise, notamment à l’aide de la traçabilité des clés.
Mettre en place un système de gestion de clés précis
Pour une meilleure traçabilité des clés en entreprise, il est primordial de mettre en place une stratégie de gestion de clés précise.
Pour cela, vous avez deux solutions :
- une boîte à clés sécurisée : dans laquelle chaque serrure est enregistrée. Ce dispositif inclut un registre précis indiquant qui a pris telle clé et à quelle heure ;
- un système de gestion de clés RFID avec un logiciel de gestion des clés : permettant de suivre en temps réel l’utilisation des clés.
Identifier chaque clé de manière unique
Pour éviter les pertes de clés, il convient d’identifier chaque clé.
Cela peut se faire par le biais :
- d’un code,
- d’un numéro unique,
- des couleurs codées.
Ce système d’identification simplifie la localisation de chaque clé, améliore l’organisation et réduit les risques d’erreur.
Définir des règles claires à propos de la gestion de clés
La prévention des vols de clés en entreprise implique la formation des employés sur le système de traçabilité des clés. Il faut une sensibilisation adéquate pour créer une culture de responsabilité. Il est également conseillé d’assigner chaque clé à une personne spécifique. Instaurer une stratégie avec laquelle chacun a son rôle à jouer permet ainsi de minimiser les risques de négligence et de perte. C’est l’une des meilleures solutions pour gérer les clés d'entreprise.
Intégrer la technologie pour une meilleure traçabilité
Vous pouvez aussi adopter la technologie de traçabilité des clés. Les clés électroniques ou les clés intelligentes offrent notamment une sécurité accrue. Le principe de ce dispositif est assez simple : désactiver à distance une clé perdue. De quoi limiter les risques d’intrusion. Pour une gestion des clés sécurisée, il convient d’installer un système de surveillance près des zones de stockage des clés. L’idée est de dissuader le vol et la réduction des pertes de clés en entreprise.
Limiter l’accès aux clés
La sécurité des clés en entreprise passe par la restriction de l’accès aux clés. Seuls les employés qui en ont besoin pour exercer leur fonction doivent en être pourvus. Par ailleurs, il est crucial de stocker les clés dans des zones sécurisées, comme : des armoires à clés, des coffres-forts. Ces dispositifs réduisent fortement le risque de perte de clé, et peuvent donc vous faire réaliser de grandes économies si un problème d’accès venait à arriver dans votre entreprise. Dans un article dédié, découvrez un exemple du coût potentiel de la perte des clés pour un immeuble, et les solutions qui auraient permis de faire de grandes économies.
Mettre en place des solutions de secours
Il est recommandé d’avoir des clés de rechange pour toutes les serrures. Ces clés sont à conserver dans un endroit sécurisé et leur utilisation doit être rigoureusement contrôlée. Dans tous les cas, il semble judicieux d’établir des procédures d’urgence à suivre dans l’éventualité de perte. Ces protocoles garantissent une réaction rapide et bien organisée afin de limiter les impacts négatifs potentiels de l’incident.
La traçabilité des clés est primordiale pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de votre entreprise. Quel que soit le système de gestion de clés que vous souhaitez adopter, vous trouverez la solution qu’il vous faut chez GESCLÉS.
Réaliser régulièrement des audits
Des audits réguliers permettent de garantir une bonne traçabilité des clés en entreprise. Il faut effectuer, de temps en temps, des inventaires pour vérifier que toutes les clés sont présentes. Un tel procédé aide à détecter rapidement les éventuelles disparitions de clés et à prendre les mesures nécessaires. Il convient également de mettre en place un système de signalement de pertes de clés. Toute personne qui en perd une doit informer immédiatement son supérieur hiérarchique.
